シフト作成ってなんでこんなに時間がかかるんだー！他にも色々やらなきゃいけないのに、かなり時間が取られる・・。しかもシフト提出が遅いスタッフもいるし。どうにかしてくれーーーーい！
うきこ
目次
シフト作成アプリは必要？作り方のコツとは
シフト作成の流れ【ワンポイントアドバイス付き】
曜日や時間など、混雑具合を細かく把握し、チェックしておきましょう。
【※重要項目※】ここでしっかり計算しておくことが、シフト作成の時間短縮に繋がります。
STEP.1で把握した時間帯にどういうスタッフが何人必要か計算します。
ポイントは、ベテラン・中堅・新人をバランスよく配置するということ。
そうすることにより
✔︎ 常に一定のサービスを提供することができる
✔︎ スタッフのスキルの向上
以上のようなメリットを望むことができます。
スタッフのスキルを把握しておく
性別や年齢はもちろんですが、仕事の習熟度、特徴などを把握しておきましょう。スキルが偏っていると業務に支障が生じて売上の低下に繋がりかねませんので重要なポイントです。
スタッフ同士の関係性を把握しておく
人員やシフトにある程度余裕がある場合は、スタッフ同士の人間関係にも配慮すると尚良しです。人間関係のトラブルは職場の雰囲気の悪化や士気の低下にも繋がりますし、店の雰囲気は売上を左右すると言っても過言ではありません。
スタッフ同士が仲良く、楽しく仕事ができていれば問題はありませんが、性別や年齢、社会的背景などが違えば馬が合わないといったことも当然あり得ることです。日々の業務の中でスタッフ間の人間関係に注意をしてトラブルや衝突を避けるようにするため、人間関係にも注意をしましょう。
シフト希望提出の期日は毎月固定で儲けることがおすすめです。
習慣化し自然に提出してくれるようになるので、シフト提出にだらだらと時間がかかることも少なくなります。
シフト希望はなるべく早く提出してもらう方が、余裕を持ってシフトを作成・調整することができます。ただし提出期限が早すぎると、学生やバイトの掛け持ちなどでなかなかまだ出せないというスタッフも出てくるので、早すぎる提出期限は注意が必要です。
例えば1ヶ月ごとのシフトを出すお店であれば、
毎月20日がシフト提出〆切
↓
25日にシフト発表
くらいが理想的です。
STEP.1・2で解説した適正人数や人材と、STEP.3で出してもらった希望シフトを元にシフトを作成します。
まずは希望を当てはめる
↓
適正人数と照らし合わせて調整
↓
偏った箇所はスタッフと交渉
このSTEP.4は、手書きにしてもエクセルなどの表計算ソフトを利用する場合でも、一つ一つ希望シフトを入力する必要があるため、時間もかかるしミスも出やすい箇所です。
また人員配置で悩んだりスタッフと交渉をする必要が出てくるのでさらに時間もかかります。
そのことを念頭におきならがら、早目に判断をするクセをつけましょう。
表計算ソフトを利用して微調整を楽にする
手書きだと間違った時に消したり足したりに手間がかかるので、なるべく表計算ソフトなどパソコンを利用して作った方が、微調整が簡単にでき時間短縮になります。
場合によってはシフト作成アプリやシフト作成システムの利用も検討する
シフト作成アプリやシフト作成システムを利用することで、ミスも時間も大幅に削減できます。
店舗が複数ある場合、どうしても足りない日や時間帯は他店からヘルプをお願いしましょう。これも時間に余裕がないと難しいので、早い段階での判断が必要となります。
シフト作成アプリの導入のメリットは「時間短縮」と「ミスの削減」
STEP.4のワンポイントアドバイスでシフト作成アプリやシフト作成システムについて言及しました。
シフト作成アプリやシステムを導入することも、場合によっては大きなメリットが生まれます。大きく「時間短縮」と「ミスの削減」です。
「時間短縮」については、スタッフから集めた希望シフトを自動的に入力してくれるシステムがついている場合手入力で時間がかかっていた部分が一瞬で終了してしまうなど、大幅な時間短縮が期待できます。
「ミスの削減」についても、希望シフトの自動入力システムがあれば、手入力では写し間違えや誤入力などが起こってしまいがちなところをまるっと改善してくれます。またミスを削減することは、時間短縮や無駄な人件費を削減することにも繋がります。
とはいえ、そう言ったアプリやシステムを利用する場合は費用もかかってきますので、慎重に選ぶことも重要です。
シフト作成アプリやシフト管理システム導入のポイント
- スタッフからの希望シフトがそのまま反映されるもの
- スタッフが利用しやすいシステム
- 売上に見合ったシステム利用料
まず、❶スタッフからの希望シフトがそのまま反映されるものですが、せっかくシフト作成アプリやシステムを利用していても転記する必要があれば、システム利用の醍醐味をほとんど利用できていないことと一緒です。
スタッフから送られたシフトがそのまま反映されるシステムを利用しましょう。
そして❷スタッフが利用しやすいシステムという点は、希望シフトがそのまま反映されるシステムを利用する場合、スタッフ側にもシフト作成者と同じアプリやシステムを使ってもらう必要があります。
ですので、なるべくスタッフにもわかりやすいものでないと、システム経由でのシフト提出を拒むスタッフが出てきてしまうのです。そうなると、また再び手入力の日々に逆戻り、意味がありません。
最近はLINEを利用したシフト作成システムなどが出てきていますので、スタッフみんなが利用しやすいシステムは何か塾考しましょう。
最後に❸売上に見合ったシステム利用料であるということ。
シフト作成アプリやシステムを利用する真の目的は「シフト作成時間を削減し、余った時間を別業務に利用することで、売上向上に繋げる」というものであるはずです。
シフト作成アプリやシステムを見ていると、色々な機能が盛り込まれていて非常に魅力的なものが多いです。そう言った機能を上手に利用することで、人件費が最適化されてコストが削減できたりすることもあります。
ただしその分システム利用料がかかってくるという点を忘れないで。人件費削減できてもその分利用料でマイナスになっては元も子もありません。
まずは資料請求などして料金体系もしっかりチェックすることをおすすめします。
シフト作成のコツは「スタッフ観察」から始まる
シフト作成のコツは最終的に「スタッフを日頃からよく観察していること」に尽きるのではないかと思います。
スタッフのことをちゃんと理解することで、
✔︎ コミュニケーションが取れてお店の人間関係が良好に
✔︎ シフト作成時のスタッフの配置がスムーズに
✔︎ 人員不足の時でもヘルプがすぐ見つかる
こういったメリットがもたらされ、敷いてはシフト作成時間の削減や売上アップに繋がっていきます。
うきこ
シフト作成アプリやシステムも上手に利用して、さらに快適な店舗運営をしていきましょう。
